تجهیزات اداری شامل چه چیزایی است ؟

ماشین های اداری 

 

با توجه به پیشرفت تکنولوژی میتوان یکی  از نیازهای اصلی  بشر را استفاده کردن از لوازم الکترونیکی و دیجیتال نام برد که  از این دستگاه های پرمصرف  و پرطرفدار میتوان ماشین های اداری را نام برد.

برای داشتن یک دفتر کار مدرن و پیشرفته باید به داشتن تجهیزات و ماشین های اداری توجه کرد.

برای پیش بردن کارها به صورت سریع، دقیق و کارآمد به تعدادی ماشین آلات نیاز است تا باعث افزایش بهره وری بشود.

استفاده کردن از هر كدام از اين ابزارها و وسايل نقش مهمي را در ارتقا دادن  كيفيت خدمت رساني ایفا میکنند هم چنین باعث ایجاد  احترام به حقوق كاركنان و ارباب رجوع و ایجاد آسايش در افراد میشود.

بخوانید    کارتریج چیست ؟ چه کاربردی دارد و انواع آن

 

اهمیت ماشین های اداری

 

ماشین های اداری جزء ابزارهای ضروری یک شرکت بحساب می آیند. تجهیزات دفتری مثل: 

 اسکنر،پرینتر، دستگاه فکس، دستگاه کپی 

تجهیزات اداری مثل :میز، صندلی، کامپیوتر، و وسایل نور و... است.

 

 انواع ماشین های اداری

 

امروزه ماشین های اداری گسترده ای برای فعالیت در زمینه های مختلف بوجود آمده است.ماشین هایی که باعث افزایش عملکرد میشوند و برخی میتوانند از یک سند نسخه های زیادی ایجاد کند.

 

ماشین هایی مثل: کاغذ خرد کن، ساعت حضور و غیاب، اسکنر اثر انگشت، پرینتر، اسکنر، پلاتر، فکس. با استفاده کردن از این دستگاه ها  تسریع در  انجام امور اداری ایجاد میشود.

 برای حسابداری نیز دستگاه هایی وجود دارد که باعث تسریع شمارش پول نقد میشود. کامپیوترهایی که در فروشگاه های بزرگ وجود دارد و کار آن ها خواندن بارکد محصولات است.وجود پرینتر های صدور فیش و پرینتر های لیبل زن در فروشگاه ها باعث افزایش نظم موجود در فروشگاه میشود.

استفاده از ماشین های اداری در اداره پست برای مهر و موم کردن نامه ها و مشخص کردن وزن محصولات میتوان اشاره کرد. همچنين وجود ماشین هایی که باعث ارسال پیام در کمترین زمان از مکانی به مکان دیگر میشوند مثل دستگاه های فکس و تلفن.

از دیگر دستگاه ها میتوان به دستگاه های اسکناس شمار، تشخیص اصالت اسکناس و ارز، پرینتر های سوزنی، پرینتر چاپ کارت های اعتباری بانکی و… اشاره کرد.

 

1. چاپگر یا همان پرینتر 

 

در  مجموعه های اداری از جمله تجهیزات میتوان به کامپیوتر اشاره کرد که روی میز کارکنان قرار دارد و برای انجام دادن کار های خود از آن استفاده میکنند اما وجود پرینتر در کنار رایانه باعث تبدیل کردن اسناد و مدارک موجود در کامپیوتر به صورت کاغذی که قابل دسترسی بشود.از نمونه های اسناد اداری مورد استفاده ی رایج میتوان به  اگهی ،نامه،فاکتورها و ورقه های بسته بندی اشاره کرد. چاپگرها علاوه بر اینکه می توانند برای تبدیل کردن فایل های انتقال الکترونیکی اسناد کاغذی استفاده شوند  برای ایجاد اسناد اداری محتوای ترکیبی اطلاعات دیجیتالی و تصاویر اسکن شده نیز استفاده میشوند.

 

2-دستگاههای کپی

 

در گذشته که دستگاه های کپی وجود نداشت مجبور بودند برای داشتن کپی از یک سند آن را با دست دوباره بنویسند یا دوباره متن را تایپ کنند برای این کار شخصی در ادارات وجود داشت که به آن کاتب میگفتند. شرکت ها با توجه به نیاز خود برای کپی کردن اسناد به خریدن دستگاه کپی کوچک بسنده کردند اما برخی دیگر از دستگاه های کپی بزرگ استفاده میکنند.بنابراین دستگاههای کپی زیادی  مانند دستگاه چاپ نامه و کتاب وارد بازار شد. بعدا در زمینه هایی مثل  کاغذ کاربنی ،دستگاه هایتکثیر و همچنین ماشین های تکثیر توسعه پیدا کردند. بعضی برای داشتن کپی های رنگی مدارک را به چاپخانه مبفرستند اما  برخی دیگر دستگاه کپی رنگی نیز خریداری کرده اند.اما امروزه هزینه استفاده از کپی رنگی به نسبت قبل ارزانتر شده است.

 

3-دستگاه پرس کارت شناسایی 

 

دستگاه های پرس در برخی از ادارات بکار میرود که میتوان برای محافظت کردن از یک مدرک آن را میتوان از دو طرف با دو لایه نازک از جنس پلاستیک بدون رنگ  آب بندی حرارتی کرد. کاغذ را  درون یک ورقه لمینت  قرار میدهند که اندازه آن باید دو برابر اندازه یک برگ سند باشد که باعث میشود ورقه از وسط به دو قسمت تقسیم شود. دور آن یک حاشیه ایجاد میشود بعد دو ورقه بعد از ذوب شدن به هم وصل میشود.

 

4-اسکنر اسناد معمولی و حر فه ای 

 

با استفاده از یک اسکنر  میتوانید نسخه الکترونیکی از اسناد و مدارک کاغذی  تهیه کنید. اسکنر از اسناد کاغذی یک عکس الکترونیکی تهیه میکند بعد از آن این را به عکس های دیجیتالی تبدیل می کند.بنابراین امکان ذخیره این اسناد در یک کامپیوتر وجود دارد و یا  میتوانند توسط پست الکترونیکی ارسال شوند.

 

 مواردی که امکان دارد به اسکن نیاز  داشته باشند شامل: عکس ها ،صفحات نشریات چاپی ،رسید ثبت نام نقدی ،نقشه ها و فرم هایی که با دست پر شده است، میشود.میتوان نامه ای را که در یک برنامه نرم افزاری کامپیوتر ایجاد شده است را به شکل  یک نسخه کاغذی دریافت کنند و در صورت در دسترس نبودن فایل دیجیتال آن باید اسکن شود تا بتوان بصورت یک نسخه الکترونیکی آن را ذخیره کرد. قبل از اینکه   اسکنر اختراع شود، از اسناد موجود فتوکپی گرفته میشد و آن را بایگانی میکردند.

 

5- لیبل پرینتر یا پرینتر بارکد 

 

این دستگاه ها هم که جزو دستگاه های اداری بحساب می آیند برای یک دفتر میتوانند ضروری باشند اما یک شخص خاص نمیتواند اهمیت و کارآیی این ابزار دستی را که وجودش در یک دفتر کاری ضروری است به راحتی درک کند.

 

تجهیزات اداری

 

این تجهیزات شامل ابزار های ساده مثل گیره کاغذ، سوزنمنگنه، سوراخ‌کن، کلاسور ، منگنه، قلم  و کاغذ تا ماشین های اداری پیشرفته که عملا  فعالیت اداره ها  و شرکت ها بدون آنها دچار اختلال میشود.

 

وسایل روی میز کار

 

مجهز بودن میز اداری به وسایل زیر شاید در ابتدا ساده به نظر برسد اما بدون وجود ان ها برخی کار ها انجام پذیر نیست مثل: خودکار، کاغذ یادداشت، کلاسور، پوشه و گیره ی کاغذ است.البته تعداد آن ها با توجه به کسب و کار های مختلف میتواند متفاوت باشد.

 

دستگاه فکس

 

با استفاده از دستگاه فکس میتوان اسناد کاغذی را با استفاده از خط های تلفن ارسال و یا دریافت کرد .با وارد کردن کاغذ  به درون دستگاه و اسکن کردن آن میتوان از طریق تلفن به مقصد ارسال کرد.

 

مواد مصرفی تجهیزات اداری

 

مهم ترین نکته قابل توجه استفاده کردن از مواد مصرفی  کیفیت بالا و مناسب است. هر کدام از این دستگاه ها چاپگر و دستگاه فتوکپی و ...  دارای یکسری مواد مصرفی خاص می باشند که  کیفیت بالای آن ها باعث افزایش کیفیت خروجی و طول عمر دستگاه ها میشود. از اصلی ترین مواد مصرفی میتوان به  کارتریج، جوهر ، تونر ، رول فکس و درام کارتریج اشاره کرد.  مواد اصلی در پرینترها کارتریج لیزری و جوهر افشان است.