برای برگزاری مراسم اداری مناسب باید چه کار هایی انجام داد ؟

برگزاری مراسم اداری

 

برای اجرای مراسم باید ۳ مرحله زیر انجام شود :   

 1- برنامه ریزی        

 2- اجرا          

 3- ارزیابی

 

بخوانید     برای برپا کردن یک جشن تولد خوب چ کارایی باید انجام داد ؟

 

مراحل زمانی برای برگزاری مراسم 

 

1. قبل از مراسم ( برنامه ریزی )

 برنامه ریزی، همان فکر کردن درباره آینده است برای رسیدن به هدف . تصمیم گیری بر اساس پیش بینی مقصد و راه های رسیدن به هدف را مشخص میکند. برنامه ریزی کردن باعث میشود با امکانات کم بتوانیم بهترین تصمیم را بگیریم و مشکلات  را مدیریت کنیم  اما برای داشتن یک برنامه ریزی خوب به امار و اطلاعات نیاز داریم.

 

مزیت های برنامه ریزی

 

1. باعث صرفه جویی میشود . 
2. باعث میشود کارها به شکل منظم انجام شوند.

 3- کنترل کردن آینده. 

4. باعث میشود از نیروی انسانی در جای مناسب استفاده شود. 

5.بحران ها و مشکلاتی که در آینده امکان ایجادش وجود دارد را مهار میکند.   

6. رسیدن به اهداف سازمان . 
7. ارائه دادن راهکار برای از میان برداشتن مشکلات موجود.   
8. اولویت بندی کارها بر اساس نیاز.  
9. باعث تقویت رفتارهای سازمانی میشود.
10. باعث نظارت روی فعالیت های انجام شده میشود .

 

 برای یک برنامه ریزی خوب به چه چیز هایی نیاز است ؟

 

1. آمار و اطلاعات و دانش در آن زمینه.  
2. موضوع را به طور کامل بشناسد.   
3. نیازهای فرهنگی ، روانی و اجتماعی مخاطب را در نظر بگیرند.   
4. از نظر سنجی های قبل برای تقویت کردن نقاط قوت و از بین بردن نقاط ضعف استفاده شود.

 

  مراحل برنامه ریزی 

 

   1- اطلاعات را جمع آوری کنید. 

   2- برگزاری جلسات تصمیم گیری و هماهنگی

   3- طراحی کردن برنامه و تهیه چک لیست مراسم .    

   4- دعوتنامه ها را ارسال کنید.

 

2. حین مراسم ( اجرا )

در این مرحله برنامه ریزی که در مرحله ۱ انجام شده را باید اجرا کنید.اجرای هر برنامه هم متناسب با بر چک لیست های از قبل طراحی شده برای آن مراسم میباشد. هر چقدر برنامه ریزی انجام شده کامل تر باشد در اجرای آن با مشکلات کمتری روبه رو خواهید شد و راحت تر میتوانید کار ها را به اجرا دربیاورید . این مرحله شامل: استقبال ،شروع مراسم افتتاحیه و اتمام مراسم و بدرقه میشود .

 

 مرحله اجرا شامل

 

1- استقبال کردن     

2- حمل و نقل      

3- اسکان  دادن    

4- پذیرایی  کردن    

 5- بدرقه

 

 

3. بعد از مراسم ( ارزیابی )

 

بعد از اتمام مراسم باید چگونگی برگزاری مراسم را ارزشیابی کرد تا در صورت وجود نقاط ضعف  و کاستی ها بتوان آن ها را برطرف کرد و نقاط قوت را ارتقاء بخشید.

 

شیوه های ارزیابی 

 

 1- از طریق نظرسنجی 

 2- تحلیل کردن محتوا       

3- تحقیق و پژوهش

 

 تعريف تشريفات

 

به آداب و رسوم،قوانین و مقرراتی که در مراسم های مهم و رسمی بین افراد و اعضای دیپلمات و وزیر های امور خارجه وجود دارد و رعایت میشود تشریفات میگویند.

پوشيدن لباس های  رسمي،منظم و آراسته بودن،  تظاهر به خوشحال بودن و يا تظاهر به غمگين بودن، ایجاد دوستی های ناخواسته، رعايت کردن تقدم در تشريفات ممکن است بر اساس علاقه ما نباشد ولی برای رسیدن به اهداف سازمان باید آن ها را رعایت کنیم .

 

تشریفات ایرانی

 

تشریفات ایرانی با اسراف کردن و تجمل گرایی در تضاد است و رعایت قناعت یک اصل بحساب می آید.

تشریفات را به منظور  تجمل گرایی و اسراف نپذیرید بلکه باعث نظم بخشیدن به کار های سازمان برای رسیدن به هدف میشود.تشریفات  رعایت کردن  قوانین رفتاری است که بوسیله نماینده های یک کشور و بر اساس آداب و رسوم آن کشور رعایت میشود.

 

تشریفات بر اساس اصولی انجام میگیرد

 

1-در تشریفات رفتار بیشتر مورد توجه است تا  گفتار بنابراین باید از یک رفتار شایسته برخوردار باشید.

2- اولین برخوردی که مهمانان با آن مواجه میشوند لبخند شماست و باعث جلب نظرشان میشود. لبخند تاثیرگذارترین رفتار  غیر کلامی است.

 

3_  مسیر حمل و نقل مسافرین :هنگام حمل و نقل مسافرین برای ورود به مراسم میتوانید مسیر هایی را برای رفت و آمد انتخاب کنید که زیبایی های شهر را بیشتر نشان دهد و باعث جلب رضایت مهمانان شود و این نشانه با ارزش شمردن آنان است.

 

4_  همه ی مهمانان نیاز به احترام مشترک دارند اما نیاز آن ها برای گرفتن خدمات متفاوت است برخی از آن ها از ویژگی های خاصی برخوردارند که باید سعی شود با  صبر و حوصله  نیاز آن ها را برطرف کرد.

 

5_ هنگام  پذیرایی باید سلیقه ی میهمان را در نظر گرفت و نسبت به سلیقه ی میزبان در اولویت قرار داد.

 

6_ مهمانان بر اساس نحوه رعایت آداب و رسوم میزبان آن ها را قضاوت میکنند و بر اساس این بررسی در ذهن خود یک تصویر خوب یا بد از میزبانی شما میسازند. پس با رعایت کامل آداب تشریفات سعی کنید تصویر خوبی در ذهن مخاطبین ایجاد کنید تا شما را برای رسیدن به هدف نهایی کمک کند.

 

7_از صحبت کردن های طولانی بپرهیزید و انتقاد و پیشنهاد های موجود را با سخن های کوتاه به اتمام برسانید در ارتباط های کوتاه با سلام کردن و در ارتباطات بیشتر شنونده باشید.

 

8_   انتظار قضاوت از طرف  مهمانان را داشته باشید و خود را برای انتقاد  از طرف آنان اماده کنید

 

9_  سعی کنید  میهمانان با خاطره ای شیرین  از مراسم یاد کنند.

 

اصول کاربردی تشریفات

 

1-تقسیم کردن وظایف میزبان

باید کار ها را به درستی بین افراد مسئول تقسیم کنیم تا هر کدام وظیفه خود را به طور مناسب انجام داده و باعث جلوگیری از ایجاد مشکلات میشود.

 

2- زمان بندی

هنگام اجرای کارها باید به جدول زمان بندی توجه کنید و بر اساس آن عمل کنید تا انجام کار ها آسان تر شود و خطاهای موجود کاهش پیدا کند.

 

3_ مخاطب محوری

اصل بر مخاطب محوری است یعنی علاقه و سلیقه مهمان باید در نظر گرفته شود مخصوصا در مرحله اسکان و پذیرایی یه نظر میزمان ارجحیت دارد.

 

4-تواضع میزبان

نسبت به مهمانان باید متواضع بود و به درستی و با احترام رفتار کرد و این رفتار باید برای همه یکسان باشد.

 

5- تقدم میهمان بر میزبان

در تمامی مراحل اجرای تشریفات مهمانان بر میزبان تقدم دارند .

 

6-اطلاع رسانی دقیق

نحوه اجرای برنامه ها را باید به درستی به اطلاع مهمانان رساند تا  مراحل اجرای مراسم را بدانند.

 

7-ایمنی

مهمانان باید از نظر حفظ جانشان در امان باشند و این اعتماد در آن ها وجود داشته باشد.پس توجه به نکات ایمنی برای رفت و آمد و اسکان در محل قابل اهمیت است.داشتن پله های اضطراری و چک کردن محیط از نظر هر گونه خطر احتمالی .

 

8-کنترل پارازیت

رفت و آمد ها باید کنترل شوند که در زمان برگزاری مراسم باعث ایجاد مشکل نشود.مراسم از نظر وجود سرو صدا و وجود سکوت باید تحت کنترل باشد.

 

9-ارزیابی کار و نظرخواهی از میهمان

بعد از اتمام مراسم میتوان برای ارزشیابی نحوه انجام مراسم از مهمانان نظرخواهی کرد تا عیب های موجود را بتوان برطرف کرد و چگونگی مدیریت را مورد ارزیابی قرار داد.

 

طبقه بندی اصول تشریفات

 

1. آغاز فعاليت تشريفات، با استقبال است

 

 نحوه معرفي براي آشنايي

 برای معرفی کردن آقايان وخانمها، مسن ها وكم سن ها ، متاهل و مجرد بودن،با سواد وكم سواد باید اولويت ها را در نظر گرفت . 

 

 سلام و احوالپرسي 

احوال پرسی را باید با صدای بلند و رسا و شاد انجام داد . 

 

دست دادن 

جدی و با قاطعیت دست دادن و به چشم فرد مقابل نگاه کردن هنگام دست دادن اهمیت دارد.

 

لباس پوشيدن 

پوشیدن لباس به شکل آراسته مثل:پوشیدن كت وشلوار و پيراهن به شکل  اتو كشيده، پوشیدن جوراب تميزو كفش واكس زده

 

سخن گفتن 

سخن گفتن باید به شکل واضح و رسا باشد و تکرار نکردن کلمات و عدم به کار بردن کلمات خارجی حائز اهمیت است.

 

 حمل و نقل

برای انتقال مهمانان به محل اسکان یا انتقاب به محل مراسم باید از سرویس های تشریفاتی استفاده شود باید از قبل ترافیک مسیر و جاده های اصلی و فرعی برای رفت و آمد انتخاب شود.

 

 بررسی شرايط فيزیکي محل اسکان

 توجه به بهداشت محیط و پاكيزگي محل انجام مراسم

 توجه به نور، رنگ ، وسعت و اندازه محل اسکان .

 

 پذيرايي 

بعد اتمام مراسم باید از مهمانان با انواع  نوشيدني ها، خوردني ها پذیرایی کرد.

 

بدرقه

 

اخرین مرحله برگذاری مراسم بدرقه کردن مهمانان با نهایت احترام و برخورد صحیح و متواضع است و میتواند همراه با اعطای هدیه همراه باشد.

 

تهيه کردن كارت دعوت و رعايت اصول لازم در تهيه و ارسال دعوت نامه

 

اگر مراسم غير رسمي و دوستانه باشد میتوان از طریق  تلفن و يا حضوري از میهمانان  دعوت به عمل آورد.اما وقتی در مراسم هیئت های دیپلمات حضور دارند دعوت باید به صورت فرستادن دعوت نامه باشد.در دعوت نامه نام میزبان تاریخ و ساعت برگزاری مراسم و محل برگزاری مراسم قید میشود.هم چنین باید به این نکته توجه کرد که کارت دعوت را  باید حداقل یک هفته جلوتر به دست مهمان رساند.تا در صورتی که مهمان به چند مراسم دعوت شده است بتواند توانایی برنامه ریزی برای رفتن به مراسم را داشته باشد.